תוכנית אכיפה פנימית מהווה מנגנון בקרה פנימי על הפעילות העסקית של תאגיד שנועד לאתר ולמנוע בעיות בתחום ההגבלים העסקיים. המתכונת מהווה תיעוד של אמת המידה שנקבעה על ידי הנהלה אחראית של תאגיד גדול, במאמציה להבטיח כי התאגיד שבניהולה יקיים את הוראות הדין לרווחת התאגיד, מנהליו ובעלי מניותיו.
להטמעתה של תוכנית אכיפה פנימית בתאגיד יתרונות מרובים בצד מחויבויות לא פשוטות שהתאגיד נדרש להן על מנת שיוכל ליהנות מיתרונות אלה. מבין מחויבויות אלה ניתן למנות: מינוי ממונה על אכיפה פנימית, ביצוע ביקורת מקדימה, קיום תכניות הדרכה והסברה, הקמת מערכות ביקורת, פקוח ודיווח, ויצירת נוהל אכיפה פנימית.
רשות ההגבלים העסקיים פרסמה מתכונת מומלצת הקובעת דרישות מינימום בהן תאגיד, המעוניין ליישם תכנית אכיפה פנימית, צריך לעמוד אם ברצונו ליהנות מן היתרונות הצומחים לו ולמנהליו מזווית ראיית רשות ההגבלים העסקיים כתוצאה מיישומה של התכנית.
בכנס של רשות ההגבלים העסקיים בנושא עשור לתוכנית האכיפה נמסר כי מאז פרסום תוכנית האכיפה (1998) לא הוגש כתב אישום כנגד חברה שאימצה תכנית אכיפה פנימית. מהרשות נמסר כי הדבר אינו נובע מהחלטת מדיניות אלא מממצאי החקירה בכל אחד מהמקרים.
מאמר זה מהווה רשימה חלקית ולא ממצה של היתרונות והמחויבויות הקמים עם אימוצה של תכנית אכיפה פנימית. מטבע הדברים תוכנית אכיפה פנימית מיועדת בעיקר לתאגידים בעלי מעמד דומיננטי בשוק בו הם פועלים. על תאגיד המבקש להנהיג תוכנית אכיפה פנימית לפנות לעו"ד מומחה בהגבלים עסקיים על מנת שיהא בידו לנתח היטב את רמות הסיכון להפרת חוק ההגבלים העסקיים להן הוא חשוף בכל אחד ממקטעי פעילותו, ובכל אחד מן הדרגים הארגוניים שבו. תוכנית אכיפה פנימית שלא תותאם לצרכיו העסקיים של התאגיד, אופי פעילותו ולהוראות הדין והרשות, לא תהא אפקטיבית ולא תביא ניצול היתרונות הגלומים בה.
היתרונות הגלומים באימוצה של תוכנית אכיפה פנימית
1. תינתן להנהלת התאגיד התראה מוקדמת לגבי פעילות העלולה להפר את הוראות החוק.
2. תוקטן חשיפת התאגיד, מנהליו ועובדיו לתביעות הנוגעות לחוק (פלילי, אזרחי, תובענות ייצוגיות).
3. תינתן לתאגיד עדיפות במענה לשאלות עסקיות כאמור בגילוי דעת לעניין מתן תשובה לשאילתא עסקית.
כאמור במאמר הדן באחריות אישית של מנהלים המפורסם בניוזלטר זה, סעיף 48 לחוק ההגבלים העסקיים קובע:
"נעברה עבירה לפי חוק זה בידי חבר-בני-אדם, יואשם בעבירה גם כל אדם אשר בשעת ביצוע העבירה היה, באותו חבר-בני-אדם, מנהל פעיל, שותף – למעט שותף מוגבל – או עובד מינהלי בכיר האחראי לאותו תחום, אם לא הוכיח שהעבירה נעברה שלא בידיעתו ושנקט כל אמצעים סבירים להבטחת שמירתו של חוק זה."
יישומה של תכנית אכיפה פנימית אפקטיבית יאפשר לנושא המשרה להרים את נטל ההוכחה. אולם, יישום התכנית לא תעמוד לזכותו של אדם אם ההנהלה הבכירה היתה שותפה ו/או היתה מודעת לעבירה על החוק. או אם הוא עצמו היה מודע לעבירה על החוק.
5. הגנה מפני תביעות בעניין הפרת חובות האמון והזהירות של נושא משרה.
6. רשות ההגבלים לא תזמן את הממונה על אכיפה פנימית כעד מטעמה אלא במקרים בהם מתבקשת עדותו המטיריאלית מכוח תפקידיו האחרים בתאגיד.
7. קיימת רשימה של מסמכים אשר לא יוגשו מטעמה של הרשות כראיה בהליך שיפוטי בינה ובין התאגיד, עובדי התאגיד או נושאי המשרה בה.
מתכונת מינימאלית של התוכנית
השקת תכנית אכיפה פנימית מחייבת להגדיר את תוכנה ולתחום את גבולותיה. ככלל, על התכנית להקיף את כל פעילויות התאגיד הנושאות עמן חשש להפרת הוראה מהוראות חוק ההגבלים העסקיים.
לכל תאגיד מאפיינים ייחודיים, המבדילים אותו מתאגידים אחרים. מאפיינים אלו מחייבים את הממונה על אכיפה פנימית ואת הנהלת התאגיד לעצב תכנית אכיפה פנימית ההולמת את מאפייני התאגיד ואת סביבת פעילותו. מתוך הכרת מציאות זו, בחרה רשות ההגבלים העסקיים להעמיד לרשות התאגידים מתכונת תכנית אכיפה פנימית, ולא להציע להם פרטי תכנית אכיפה פנימית. המתכונת שפרסמה הרשות כוללת דרישות מסגרת בלבד, המאפשרות לכל תאגיד ותאגיד – יהיו דרכי פעולתו, מבנהו הארגוני ומעמדו בשוק אשר יהיו – לבצע את ההתאמות הנדרשות לו בכדי להנהיג תכנית אכיפה פנימית אפקטיבית של דיני ההגבלים העסקיים. על כן, צריך התאגיד להגדיר ולמפות את צרכיו הייחודיים. הבנת איזורי הסיכון תאפשר התמודדות נאותה עמם.
שלב ראשון: מינוי ממונה על אכיפה פנימית
8. בחירת הממונה על אכיפה פנימית היא החלטה מרכזית של התאגיד במאמציו להביא ליישום תכנית אכיפה פנימית מוצלחת של חוק ההגבלים העסקיים. הממונה על אכיפה פנימית הוא נציגו הבכיר של המנכ"ל והדירקטוריון בסוגיות של הגבלים עסקיים בתאגיד, ובא כוחו של התאגיד במגעיו השוטפים עם רשות ההגבלים העסקיים. יש למנות אדם המתאים לכך:
8.1. חייב להיות בעל מעמד רם בתאגיד.
8.2. מן הבחינה הארגונית יהיה כפוף ישירות למנכ"ל התאגיד / או בעל מעמד מקביל לו, וידווח לו ישירות.
8.3. נושא המשרה המתאים ביותר (בארה"ב): יועץ משפטי או המבקר הפנימי.
8.4. עליו להתמצא בנבכי התאגיד, לרבות לעניין אופן קבלת ההחלטות, להכיר את הסביבה העסקית, בעל גישה מלאה למידע הנחוץ לו למילוי תפקידו.
מומלץ: מינוי ועדת אכיפה פנימית המורכבת מנציגים בכירים של מחלקות התאגיד.
מרכיבי התכנית
תכנית אכיפה פנימית המוכרת על-ידי רשות ההגבלים העסקיים צריכה לעמוד בדרישות אובייקטיביות שונות. התנאים המוצבים כאן הם בבחינת קווים מנחים המהווים – מבחינת הרשות – רף תחתון להכרה מצידה בתכנית אכיפה פנימית. אין בכך כדי לפגוע במידת הגמישות המתחייבת לצורך התאמת התכנית לצורכי התאגיד.
עמדת רשות ההגבלים העסקיים היא כי על מנת שתכנית אכיפה פנימית תהיה אפקטיבית ובכדי שניתן יהיה להסתמך על קיומה בבוא יום, עליה להכיל חמישה מרכיבים בסיסיים אשר צריכים להיות מיושמים בפועל, ובאופן רציף, בידי התאגיד. אלו המרכיבים:
שותפות ותמיכה של ההנהלה
9. על ההנהלה להעביר מסר – ההקפדה, קלה כחמורה, על החוק היא מדיניות התאגיד.
10. השקת תוכנית האכיפה הפנימית תלווה בהצהרה בכתב מטעם מנכ"ל התאגיד או יו"ר דירקטוריון באגרת המופנה אל עובדי התאגיד.
11. יש למנות את הממונה על אכיפה פנימית במסגרת החלטת דירקטוריון.
12. על הגוף הממנה להודיע לכל עובדי התאגיד על דבר מינוי הממונה על אכיפה פנימית ולכלול בהודעה (מעין הצהרה):
12.1.את תמיכתו המלאה של הדירקטוריון בממונה על האכיפה
12.2.שם הממונה על האכיפה
12.3.אופן הפניה אליו
12.4. דברי עידוד לעובדים לפנות לממונה במישרין אם נתקלים בהפרה לכאורה של החוק או התכנית
12.5.יידוע העובדים כי לממונה על אכיפה הרשאה מלאה לעיין במסמכי התאגיד
13. מחויבות ההנהלה – נקיטת צעדים משמעתיים הולמים, נטילת חלק פעיל בתוכנית האכיפה, כולל השתתפות בסמינרים ותוכניות הדרכה אחרות, וכד'
פיתוח נוהל אכיפה פנימית והפצתו.
14. ההוראות המהותיות של התכנית ירוכזו בנוהל אכיפה פנימית.
15. נוהל האכיפה צריך להיות מותאם לכל יחידה.
16. יש לעדכן באופן שוטף את הנוהל.
17. אחריות על הפצת הנוהל אינה מוטלת רק על הממונה על אכיפה, אלא גם על כל מנהל בתחומי אחריותו בשני מישורים:
17.1. לוודא כי הנוהל אכן הוטמע – ולעדכן בעניין זה את הממונה על אכיפה
17.2. לעדכן את הממונה על אכיפה בנוגע לשינויים בכ"א או בפעילות העסקית, באופן שיבטיח את עדכון הנוהל
18. פירוט העניינים הסטנדרטים שיש לכלול בנוהל האכיפה:
18.1. הודעה מטעם אישיות בכירה בתאגיד – המנכ"ל, יו"ר הדירקטריון או שניהם – אשר תדגיש את מחויבות התאגיד לקיום הוראות חוק ההגבלים העסקיים ולתכנית האכיפה הפנימית.
18.2. תאור כללי של חוק ההגבלים העסקיים, תוך שימת דגש מיוחד על הסעיפים הרלוונטיים לפעילות התאגיד.
18.3. תאור מפורט של איסורי חוק ההגבלים העסקיים הנוגעים לתאגיד, והסנקציות הפליליות והאזרחיות הקבועות בחוק בגין הפרתם.
18.4. דוגמאות ברורות אשר יבארו את טיב הפעילות האסורה, על מנת שעובדים ומנהלים בכל הדרגים יוכלו להבין בצורה טובה יותר כיצד ליישם את דרישות החוק לגבי פעילותם השוטפת.
18.5. יצירת קוד התנהגות אשר מזהה פעילות אסורה או שנויה במחלוקת.
18.6. גילוי דעת אשר מסביר את התוצאות המיידיות של אי שמירת החוק ואי קיום מדיניות התאגיד.
18.7. גילוי דעת בדבר מחויבותו של התאגיד לנקוט באמצעים משמעתיים הולמים, מקום בו מתגלה הפרה של הוראות חוק ההגבלים העסקיים.
18.8. תיאור מערכות הביקורת, הפיקוח והדיווח כפי שעוצבו על ידי התאגיד.
18.9. הליך דיווח המיועד לעובד, במקרה שגילה הפרה לכאורה של חוק ההגבלים העסקיים.
18.10. נוסח אישור, עליו יחתום אחת לשנה כל אחד ממנהלי התאגיד ועובדיו, כי הוא קרא את הוראות הנוהל והבינן, וכי הוא מתחייב לקיים את מדיניות התאגיד בנוגע לתכנית אכיפה פנימית של דיני ההגבלים העסקיים.
19. על הנוהל להיות בהיר, לתת פתרונות מיידים לבעיות המתעוררות באופן שוטף, או להבהיר מהי הדרך אל פתרון שכזה.
ג. הכשרה והסברה בקרב הנהלת התאגיד ועובדיו.
20. יש לדאוג להכשרה והסברה לכולם ברמה בסיסית תוך התקדמות בעובדים ומנהלים העלולים להחטיא את התאגיד בהפרת החוק.
22. יש לקיים ימי הדרכה לעובדים (אשר בהתנהגותם עלולים לגרום לתאגיד לעבור על החוק) בהם הנוכחות חובה.
23. היקף הדרכה של לפחות שלוש שעות אחת לשישה חודשים.
24. רצוי לערוך ימי עיון שנתיים לכל העובדים.
25. יש להכשיר עובדים חדשים להכרת התכנית וקיום הוראותיה.
26. יש לערוך בדיקה תקופתית כי כל העובדים עברו את מסלול ההכשרה המינימאלי.
27. על הממונה על אכיפה פנימית לוודא כי התוכנית ממשיכה בכל עת ליתן מענה לכל צרכיו, וכי היא ממזערת באופן מיטבי את הסיכונים הרלבנטיים.
הקמת מערכות בקרה: ביקורת, פיקוח ודיווח.
28. מערכות הבקרה יותאמו לצרכים המיוחדים של התאגיד.
29. מערכות הבקרה צריכות להיות אפקטיביות – מומלץ להשתמש במערך שמציעה הרשות בעמודים 35 – 45 למתכונת שפרסמה.
30. חשוב לשים לב: לאחר ביצוע שלב הביקורת המקדימה יש להודיע לרשות כי הסתיימה הביקורת המקדימה ברוח הקווים שהותוו, להנחת דעתה של הנהלת התאגיד [אבן דרך משמעותית ביישום תוכנית האכיפה הפנימית].
נקיטת צעדים משמעתיים על ידי התאגיד כלפי המפרים את הוראות החוק.
31. הרשות אינה מציבה כתנאי להכרה בתכנית אכיפה פנימית כי יועברו אליה דיווחים בדבר עבירות על החוק (ע"י התאגיד, מנהליו, או עובדיו).
32. הופעלו צעדים משמעתיים – יש להביאם לידיעת יתר העובדים (יש לשים לב בעניין זה להוראות חוק אישור הלשון הרע ולפיכך מומלץ להתייעץ עם עורכי דין לפני הפרסום ולהגבילו לתיאור נסיבות העניין ותגובת ההנהלה).
33. שימוש באמצעים משמעתיים שיש בהם ממש – עיכוב בקידום, הורדה בדרגה, פיטורין וכד'. נזיפה או התראה אינן מספיקות.
34. מרגע שמתגלה הפרה יש להביאה אל קיצה מיידית, ולנקוט בדחיפות באמצעים על מנת שלא תישנה.
35. יש לבחון מי היה מודע לעבירה אך לא דיווח על כך – ולנקוט גם כאן אמצעים משמעתיים.
36. יש לרכוש כלים לאכיפת אמצעי משמעת: לדוגמא – תניה בחוזה העבודה.
37. יש להפיק לקחים מגילוי של הפרה.
38. יש לתעד את הצעדים המשמעתיים שננקטו. ההליך המשמעתי עצמו וכן כל תיעוד שלו או של תוצאותיו לא ישמש ראיה מטעם הרשות בהליך משפטי של הרשות כנגד התאגיד או מי מטעמו האחראים להפרה או שותפים לה, אך ישמש כראיה מטעם התאגיד לתכנית אכיפה אפקטיבית.
39. תאגיד המנהיג תכנית אכיפה פנימית, יתעד אותם מסמכים המצביעים על מחויבותו לתהליך ועל יישום תכנית האכיפה הפנימית בפועל.
40. לפיכך, כחלק בלתי נפרד מיישומה של תכנית האכיפה, ישמור התאגיד ויתעד את המסמכים הבאים:
41.1. הצהרת ההנהלה בדבר השקת התכנית, המעידה על מחויבותה ליישום מלא של תכנית אכיפה פנימית, וכן הצהרות עיתיות אחרות מצד הנהלת התאגיד לעניין מחויבות זו.
41.2. כתב מינוי הממונה על אכיפה פנימית.
. נוהל האכיפה הפנימית, כולל עדכוניו כפי שיהיו מעת לעת. אם קיימות מספר גרסאות שונות לנוהל, בכלל או לאורך זמן, יש לשמר ולתעד את כולן.
41.4. חתימות העובדים על נוהל האכיפה הפנימית המאשרות כי קיבלוהו והבינוהו. טפסי החתימה יאפשרו לעובד להודיע כי ברצונו לקבל הסברים נוספים טרם החתימה.
41.5. תכניות הדרכה והסברה שוטפות של התאגיד, על עדכוניהן מעת לעת. כמו-כן, תשמרנה רשימות המשתתפים בהדרכות ובסמינרים עתיים.
41.6. ביקורת מקדימה:
41.6.1. הגדרת היקף הביקורת המקדימה.
41.6.2. רשימת חברי צוות הביקורת המקדימה.
41.6.3. חוזר המנכ"ל בדבר קיומה של הביקורת המקדימה.
41.6.4. ממצאים שנתגלו בביקורת המקדימה – ניירות, רישומים ממוחשבים ומסמכים אחרים המעידים על ממצאים אלו.
41.6.5. דין וחשבון הביקורת המקדימה, המלצות ומסקנות.
41.6.6. פעולות התאגיד לתיקון הליקויים אשר נמצאו בביקורת המקדימה.
41.6.7. מסמכים אחרים שיש בהם כדי להעיד על ביצוע הביקורת המקדימה.
41.7. ביקורת שוטפת:
41.7.1. תכנית ביקורת שנתית, כפי שאושרה בידי הדירקטוריון.
41.7.2. ממצאים שנתגלו בביקורות השוטפות – ניירות, רישומים ממוחשבים ומסמכים אחרים המעידים על ממצאים אלו.
41.8. דין וחשבון של הביקורות שנעשו, המלצות ומסקנות.
41.9. פעולות הממונה על האכיפה הפנימית לתיקון הליקויים שנמצאו בביקורות.
. פקוח שוטף:
41.10.1. נוהל הפקוח אשר נקבע בהתאם לממצאי הביקורת המקדימה.
41.10.2. מסמכים אשר הועברו לבחינה משפטית בראי דיני ההגבלים העסקיים.
41.10.3. אישור עורך דין על חוקיותם של המסמכים שנבחנו.
41.11. דיווחים שוטפים למנכ"ל התאגיד בדבר גילויי הפרות של חוק ההגבלים העסקיים בתאגיד.
41.12. דיווחים למנכ"ל התאגיד בדבר 'מסמכים חמים' שנתגלו.
41.13. הליכים משמעתיים:
41.13.1. הממצאים שבגינם ננקטו ההליכים המשמעתיים.
41.13.2. תוכן ההליך המשמעתי ותוצאותיו.
41.13.3. אופן פרסום ההליך המשמעתי ותוצאותיו.
41.13.4. פעולות התאגיד לתיקון הליקויים – הפקת לקחים ועדכון תכנית האכיפה הפנימית.
41.14. הודעות מטעם התאגיד שניתנו לרשות ההגבלים העסקיים.
41.15. כל מסמך אחר, הנראה לתאגיד כי יש בו כדי להעיד על קיומה של תכנית אכיפה פנימית בהתאם למתכונת זו, ועל יישומה בפועל.
. יש לשלוח לרשות הודעות הבאות:
42.1. הצהרת כוונות כללית מטעם התאגיד בדבר רצון התאגיד לפתח תכנית אכיפה פנימית בהתאם למתכונת זו.
42.2. הודעה על מינוי ממונה על אכיפה פנימית. ההודעה תכלול את זהות הממונה על אכיפה פנימית ואת מעמדו בתאגיד. כאמור, הממונה על אכיפה פנימית הוא צינור מידע עיקרי ודו-צדדי בין התאגיד לבין רשות ההגבלים העסקיים, וידיעת זהותו ברשות תקל על עבודתו עמה.
42.3. הודעה כאמור תישלח גם במקרה בו מועבר הממונה על אכיפה פנימית מתפקידו או מוחלף באחר.
42.4. הודעה על לוח הזמנים לקיום ביקורת ההגבלים העסקיים המקדימה – "יישור הקו" הראשוני.
42.5. הודעה על סיום הביקורת המקדימה.
42.6. אחת לשנה יעביר הממונה על אכיפה פנימית בתאגיד הודעה לרשות ההגבלים העסקיים, המצהירה כי התאגיד מקיים תכנית אכיפה פנימית בהתאם למתכונת אותה התוותה רשות ההגבלים העסקיים.
האמור בסקירה משפטית זו מובא לצורך ידע כללי בלבד והוא אינו מהווה בשום מקרה ייעוץ משפטי ו/או תחליף לקבלת ייעוץ מקצועי. האינפורמציה המופיעה בסקירה משפטית זו אינה מהווה המלצה לביצוע או אי ביצוע מהלך כלשהו. מחובתך להתייעץ עם עורך דין לפני כל פעולה. המידע מבוסס על פרשנותנו למצב המשפטי נכון להיום.
